Japanese Business Meeting Phrases: Propose, Discuss, and Close Effectively

2026年4月23日

Business meetings in Japan have their own vocabulary — from opening remarks to facilitating discussion to closing with next steps. This guide covers the key phrases, the different stages of a meeting, and how politeness level shifts depending on who’s in the room.

Stage	Key Phrase	Notes
Opening	本日はお時間をいただきありがとうございます	Always thank people for their time
Agenda	本日の議題は〜です	State the agenda clearly
Opinion	〜と思いますが、いかがでしょうか	Invite agreement — don’t dictate
Agree	おっしゃる通りです / ごもっともです	Strong agreement (formal)
Disagree	〜という点はいかがでしょうか	Never contradict directly
Action item	〜については〇〇さんにお願いしたいと思います	Assign politely
Close	以上で本日の会議を終わりにします	Standard close

TOC

Opening a Meeting

Yuka

会議の開始は「本日はよろしくお願いいたします」または「お時間をいただきありがとうございます」！
(Start a meeting with 「本日はよろしくお願いいたします」or 「お時間をいただきありがとうございます」!)

If you are the facilitator:

Phrase	Use
本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。	Thank everyone for attending
本日の議題は〇点ございます。	State number of agenda items
まず〜についてお話しします。	First, we’ll discuss…
ご質問は最後にお受けします。	Questions at the end, please

Expressing and Soliciting Opinions

Yuka

「〜と思いますが、いかがでしょうか」はプレゼンの後に意見を聞く丁寧な言い方。
(「〜と思いますが、いかがでしょうか」is a polite way to invite opinions after a proposal.)

Rei

「ご意見をお聞かせください」も使えるよ。少し上から目線だけど。
(「ご意見をお聞かせください」also works. It’s slightly more authoritative.)

Situation	Phrase	Nuance
Sharing your view	〜と考えております。	Humble statement of view
Inviting opinions	〜についてはいかがでしょうか。	Open question
Asking for input	ご意見をいただけますか。	Requesting contribution
Checking understanding	ご理解いただけましたでしょうか。	After explaining something
Summarizing	以上の点についてまとめますと〜。	Before moving to next agenda item

Disagreeing Without Offending — Japanese-Style

Direct contradiction in a Japanese meeting is rare. Use these softened disagreement patterns:

Direct (avoid)	Japanese-style alternative	Notes
それは違います。	〜という観点から、少し異なる見解もございまして…	Start from a different ‘angle’
それは無理です。	〜については、もう少し検討が必要かもしれません。	Suggest more consideration needed
それは間違いです。	〜の点について、確認させていただけますでしょうか。	Ask a clarifying question instead

Meeting Templates: Common Situations

Template: Proposing an Idea

〇〇についてご提案があります。
現状では〔課題〕という点がございます。
そこで、〔提案内容〕はいかがでしょうか。
〔メリット〕という利点が見込まれます。
ご検討いただけますと幸いです。いかがでしょうか。

Template: Assigning Action Items

では、本日の決定事項を確認させていただきます。
・〇〇の件については、〇〇さんに〔期限〕までにご対応いただく予定です。
・〇〇については、次回会議までに〇〇さんから報告をいただきます。
よろしくお願いいたします。

Closing a Meeting

Phrase	Meaning
以上で本日の議題はすべて終了です。	All agenda items completed.
次回の会議は〇月〇日を予定しております。	Next meeting is scheduled for…
本日はありがとうございました。	Thank you for today.
お疲れ様でした。	Good work / thanks for your efforts.