Japanese business emails follow a strict structure — opening, body, close — and each section uses specific formal phrases. This guide gives you copy-paste templates for the most common business email scenarios, with explanations of the politeness choices.
| Email Type | Key Phrase | Register |
|---|---|---|
| Initial contact | はじめてご連絡いたします | Very formal |
| Request | 〜をお願い申し上げます | Very formal |
| Reply to inquiry | お問い合わせいただきありがとうございます | Formal |
| Apologize for delay | ご連絡が遅くなり、誠に失礼いたしました | Formal |
| Confirm meeting | お打ち合わせの件、確認させてください | Neutral-formal |
| Thank you | お世話になっております | Standard opener (always) |
The Standard Email Structure
Yuka日本のビジネスメールは「お世話になっております」から始めるのが基本！
(Japanese business emails almost always open with 「お世話になっております」!)
Rei本文の後は「よろしくお願いいたします」で締めるのが定番だよ。
(The standard email close is 「よろしくお願いいたします」.)
Every Japanese business email has the same skeleton:
| Section | Content | Example |
|---|---|---|
| Subject (件名) | Brief and specific | 【ご確認】〇月〇日のお打ち合わせについて |
| Greeting | Always first line of body | 〇〇株式会社 〇〇様 |
| Opening phrase | Standard relationship-building phrase | お世話になっております。 |
| Self-introduction (if first email) | Company, name | 〇〇株式会社の〇〇と申します。 |
| Main body | Purpose of email | 〜についてご連絡いたします。 |
| Close | Request / thank-you | どうぞよろしくお願いいたします。 |
| Signature | Full details | 会社名 / 名前 / 電話 / メール |
Template 1: First Contact Email
件名: 【はじめてのご連絡】〇〇のご依頼について
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
はじめてご連絡いたします。
〇〇株式会社 〇〇部の〇〇（フルネーム）と申します。
このたびは〇〇の件でご連絡させていただきました。
（用件を1-2文で簡潔に）
ご検討いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします。
─────────────────
〇〇株式会社 〇〇部
〇〇（名前）
Tel: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email: xxxxxx@example.com
─────────────────Template 2: Reply to an Inquiry
件名: Re: 【お問い合わせ】〇〇について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。
ご質問の件につきまして、以下の通りご回答申し上げます。
（回答内容を箇条書きなどで記載）
ご不明な点等ございましたら、何なりとお申し付けください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
（署名）Template 3: Apologizing for a Delay
Yuka返信が遅れた時は「ご連絡が遅くなり、大変失礼いたしました」で始める。
(When replying late, start with 「ご連絡が遅くなり、大変失礼いたしました」.)
件名: Re: 〇〇の件（ご返信遅延のお詫び）
〇〇様
お世話になっております。
この度はご連絡が遅くなり、誠に失礼いたしました。
〇〇の件につきまして、改めてご回答申し上げます。
（本文）
今後はより迅速にご対応できるよう努めてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。Key Phrases Explained
| Phrase | Literal meaning | When to use |
|---|---|---|
| お世話になっております | Thank you for your continued support | Opening of almost every email |
| 〜と申します | My name is (humble) | First emails / introductions |
| 〜いたします | I will do (humble) | Actions you take for the recipient |
| 〜いただく | To receive (from superior) | Actions the recipient does for you |
| 何なりと〜 | Please feel free to (anything) | Closing: inviting questions |
| よろしくお願いいたします | Best regards (requesting favorable consideration) | Standard close |
Politeness Ladder for Verbs
Yuka「する」「いたす」「させていただく」— 丁寧さの段差を覚えよう！
(する → いたす → させていただく — learn the politeness ladder!)
| Verb | Casual | Polite (丁寧語) | Humble (謙譲語) |
|---|---|---|---|
| Say | 言う | 言います | 申します / 申し上げます |
| Do | する | します | いたします |
| Go | 行く | 行きます | 参ります |
| Receive | もらう | もらいます | いただきます |
| Give (to superior) | あげる | 差し上げます | 差し上げます |
Quick Quiz
1. Standard email opening phrase: _____
→ お世話になっております。
2. Humble form of 「する」: _____
→ いたします
3. You’re replying late. First sentence: _____
→ ご連絡が遅くなり、誠に失礼いたしました。
Writing business emails in Japanese? Share your experience in the comments! 💬
Keep Learning:
Comments