Japanese Business Phone Call Scripts: Incoming, Outgoing, and Messages

Business phone calls in Japanese follow a strict script. The language is more formal than emails, the pace can be fast, and there’s no second chance to re-read what was said. This guide gives you templates for every common business call scenario.

Answering an Incoming Business Call

Yuka

「はい、〇〇株式会社でございます」— ビジネス電話の第一声！
(「はい、〇〇株式会社でございます」— the first line of any business call!)

Rei

名前も一緒に言うなら「〇〇株式会社、〇〇でございます」！
(If adding your name: 「〇〇株式会社、〇〇でございます」!)

Full Incoming Call Script

【着信時】
あなた: はい、〇〇株式会社でございます。
相手:   〇〇株式会社の〇〇と申しますが、〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
あなた: 少々お待ちください。（保留）
（担当者が不在の場合）
あなた: 申し訳ございません。ただいま席を外しております。
        よろしければ伝言をお承りいたしますが、いかがでしょうか。
相手:   では、〇〇の件でご連絡いただきたいとお伝えください。
あなた: かしこまりました。〇〇株式会社の〇〇様から、
        〇〇の件でご連絡をということですね。
        確かに承りました。担当の者に申し伝えます。
        本日はお電話いただきありがとうございました。

Making an Outbound Business Call

Yuka

かける側は「〇〇株式会社の〇〇と申しますが」から始める！
(When calling out, start with 「I’m 〇〇 from 〇〇 company」!)

【発信時】
相手:   はい、〇〇株式会社でございます。
あなた: 〇〇株式会社の〇〇と申します。
        いつもお世話になっております。
        〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
相手:   少々お待ちください。
（担当者が出た後）
あなた: 〇〇株式会社の〇〇でございます。
        いつもお世話になっております。
        本日は〇〇の件でご連絡いたしました。
        ただいまお時間よろしいでしょうか。

Key Phrases for Difficult Situations

Politeness Notes: Phone vs Email

Yuka

電話は即興なので、メールより丁寧な言葉を使うのが安全！
(Calls are improvised, so using more formal language than email is safer!)

Quick Quiz

1. Answer the phone for your company: _____
→ はい、〇〇株式会社でございます。

2. The person is away from their desk: _____
→ ただいま席を外しております。

3. Take a message: _____
→ 伝言をお承りいたしましょうか。

Have you handled business calls in Japanese? Share your experience in the comments! 💬

Keep Learning:

• Phone Conversation Phrases
• Business Email Templates
• 報連相 Guide